O PHL proporciona duas alternativas para o processo de tombamento dos objetos a serem integrados ao acervo:
- Pré-catalogação/Tombamento - ALTERNATIVA PARA A BIBLIOTECA AMADEU
AMARAL
Esta alternativa é indicada para bibliotecas onde a rotina de tombamento está a cargo de pessoal de nível médio e a rotina de catalogação a cargo de bibliotecários. Se ambas as rotinas (tombamento e catalogação) estiverem a cargo de bibliotecários, recomendamos o tombamento a partir da base de dados do catálogo por ser muito mais eficiente.
- Catalogação/Tombamento - ALTERNATIVA PARA AS BIBLIOTECAS ESCOLAS DO
FUTURO
Alternativa onde o tombamento é feito diretamente a partir do link "Tombar" vinculado ao registro de cada título do catálogo.
Os campos de dados disponíveis em cada registro desta base de dados são:
- 800 - Identificação do Título (obrigatório) - Campo interno do
PHL
Código que identifica o título do qual este exemplar é parte. Este código é gerado automaticamente durante a criação de um novo registro de tombo com a informação do campo #002 do registro do catálogo do qual este exemplar é parte. Todos os exemplares de um mesmo título sempre terão o mesmo número de identificação do título.
ATENÇÃO É IMPORTANTE: Se este número for alterado, o exemplar perderá o vínculo com o registro do título no catálogo do qual é parte.
O conteúdo deste campo é indexado no todo e no todo com o prefixo [TIT=].
Exemplos de buscas: 05120114238421 05120114238421/(800) TIT=05120114238421
- 801 - Número de tombo
(obrigatório)
Registro numérico, seqüêncial, que identifica cada ojetoo/documento. Este número é composto de 13 dígitos, conforme a definição estabelecida pelo SIBI-SC. Divididos em três partes:101 identificação da biblioteca (Amadeu Amaral) 01 monografia 00001 número do tomboExemplos:101-01-000001, 102-01-00001, 201-01-000001, 202-01-00.....
O conteúdo deste campo é indexado no todo e no todo com o prefixo [TBO=].Exemplos de buscas: 101-01-000029 000029/(801) TBO=101-01-000029 - 803 - Exemplar (essencial)
Número de ordem que identifica o exemplar.
Este número é gerado e controlado automaticamente pelo PHL durante o processo de registro de um novo exemplar, mas, se necessário, pode ser alterado.
Exemplo:
O conteúdo deste campo não é indexado.
- 807 - Status (obrigatório)
Código de controle de disponibilidade do objeto (obra).
Indicação da disponibilidade do objeto. O sistema prevê 3 classes de disponibilidade: objetos circulantes, não circulantes e indisponíveis. Se o objeto fizer parte do conjunto de objetos circulantes, o código da disponibilidade será "S". Se o objeto fizer parte do conjunto de objetos não circulantes, o código da disponibilidade será "N". Se o objeto fizer parte do conjunto de objetos indisponíveis, o código da disponibilidade será "C".
Exemplo:
O código é indexado com o prefixo [STA=]. Os registros sem status definido são indexados com a chave [A807].
Exemplos de buscas: STA=S
A807
- 809 - Procedência
(facultativo)
Código que indica a procedência (N-Nacional ou E-Estrangeiro) do documento para fins de emissão de relatórios estatísticos exigidos pelo MEC. Os códigos disponíveis serão aqueles definidos no formulário de configuração do sistema.
Exemplo:
O código é indexado com o prefixo [PRC=]. Os registros com informação ausente neste campo podem ser encontrados com a chave [A809].Exemplos de buscas: PRC=N A809 - 819 - Modo de aquisição (obrigatório)
- C = Compra
- P = Permuta
- D = Doação
- O = Outra
As opções apresentadas na caixa de seleção do formulário são aquelas definidas na base de dados de configuração do sistema. Havendo necessidade, novas opções podem ser inseridas.
Por padrão, o PHL vem configurado com os seguintes códigos:
Exemplo:
O conteúdo deste campo é indexado com o prefixo [AQU=]. A busca de registros
com ausência de informação neste campo pode ser feita com a chave [A819].
Exemplos de buscas: AQU=C
A819
Data da aquisição do documento ou objeto padronizada no formato ISO (AAAAMMDD) para fins de emissão de relatórios estatísticos..
Caso a data de aquisição não seja conhecida, registre a data de publicação do documento.
O conteúdo deste campo é indexado no todo, no todo com o prefixo [DTA=]. O dia é indexado com o prefixo [D=], o mês indexado com o prefixo [M=] e o ano indexado com o prefixo [A=]. Os registros com ausência de informações neste campo podem ser buscados por [A820].
Exemplo:
Exemplos de buscas: 20050401
20050401/(820)
DTA=20050401
D=01
M=04
A=2005
Nome do fornecedor ou doador do documento. Este campo não deve ser preenchido quando o tipo de documento for "S" (série periódica).
Exemplo: Carlos Izé
O conteúdo deste campo é indexado no todo e palavra por palavra.
Exemplos de buscas: Carlos Izé
Abril Cultural/(821)
Moderna
Barros
Barros/(821)
Número da nota fiscal correspondente à compra do documento.
Exemplo:
O conteúdo deste campo é indexado no todo com o prefixo [NF=]
Exemplo de busca: NF=000321
- 823 - Valor em moeda
corrente (facultativo)
Valor pago ao documento ou objeto para fins de emissão de relatórios patrimoniais. As casas decimais deverão ser separadas por ponto.
Exemplo:
O conteúdo deste campo é indexado com o prefixo [RS=]Exemplo de busca: RS=23.10
-
833 - Empenho (facultativo/OBRIGATÓRIO)
-
836 - Processo (facultativo/obrigatório)
Número do processo, obrigatório para as obras adquiridas por compra.
Número do empenho, obrigatório para as obras adquiridas por compra.
O conteúdo deste campo não é indexado.
O conteúdo de cada elemento deste campo é indexado no todo e palavra por palavra.
Exemplos de buscas: 13456-8979
13456-8979/(836)
837 - Observações (facultativo)
Observações gerais acerca do documento ou objeto.
O conteúdo deste campo é indexado palavra por palavra.
Exemplos de buscas: Suspenso
campanha Barganha Book
suspenso/(837)
999 - Datas de Controle (obrigatório) - Campo Interno PHL